Jumat, 26 Oktober 2012

BAB 2 "Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif"


Pendahuluan
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan.Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual.Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya, termasuk informasi.
            Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak ,data , para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
            Manajer  pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan tujuan-tujuan terebut akan dicapai.
            Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara stategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi(information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaituchief  information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
            Dari semua inovasi terbaru dalam pengguna komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing.                                                                                                                                                Ketika manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumber daya tersebut secara strategis,dan menindaklanjuti guna menyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan , aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM, SPIR dan end-user computing.Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

Perusahaan dalam Lingkungannya
Pada Bab 1 , kita telah melihat bahwa perusahaan adalah suatu sistem fisik, yang dikelola dengan menggunakan suatu sitem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan- tujuannya tercapai.
Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan.Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Delapan Elemen Lingkungan
Lingkungan suatu perusahaaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.

            Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang danjasa.Barang dan jasa ini dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.Serikatpekerjaadalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenga kerja tidak terampil.Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.Pemegang saham atau pemilik  adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasar.Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya

Arus Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan dihubungkan dengan elemen elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Pada Bab 1 telah disebutkan bahwa sumber daya tersebut mencakup orang, material, mesin, uang, dan informasi .Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen tersebut.Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.
Keunggulan Kompetitif
Istilah berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keungulan kompetititf ( competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah., menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasaar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitifmengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar.Idenya adalah perusahaan tidak seharusnya mengandalkan sumber daya fisik  yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul-data dan informasi-dapatdigunakan sama baiknya.Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Rantai Nilai Porter

Profesor Michael E.Porter dari Harvard adalah orang yang paling sering diidentifikasi dengan topik keunggulan kompetitif.                                                                                                                               Pusat dari teori Porter adalah konsep marjin.Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan, seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biayanya.Perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas, yang diliput Porter dengan aktivitas nilai(value activities). Aktivitas nilaiterbagi menjadi dua kategori besar-utama dan pendukung.Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daaripadayang dilakukan pesaing.Aktivitas nilai pendukung (support value aktivities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung.                            Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa penghubung untuk membentuk rantai nilai (value chain).

Sistem Nilai

Sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dangan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut sistem nilai (value system).                                                                              Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dan menerapkan sistem yang membuat daya input tersedia dibutuhkan. Contohnya adalah persetujuan just-in-time (JIT) dengan satu pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga tiba hanya beberapa jam sebelum bahan tersebut digunakan dalam proses produksi, yang meminimalkan biaya penyimpanan. Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainnya dengan nilai para anggota saluran distribusinya.

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi itu?
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggguna manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer.       Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa Anda dapatmengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi.Dengan kata lain , daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi ( information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem.Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.

Jenis-Jenis Sumber Daya Informasi

Karena itu, sumber daya informasi terdiri dari:

§  Perangkat keras komputer

§  Perangkat lunak komputer

§  Spesialis informasi

§  Pemakai

§  Fasilitas

§  Database

§  Informasi
           
            Ketika para manajer perusahaan memutuskan untuk mengunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.

Siapa yang Mengelola Sumber Daya Informasi?
Seperti kita lihat pada Bab 1, sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan infomasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para sesialis infomasi.Praktek yang umum terjadi sekarang adala membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.

Chief Information Officer

Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memilki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi.Istilah seperti CFO, yaitu chief finansial officer, dan COO, yaitu chief operating officer, juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Itilah itu adalah CIO, yaitu chief information officer.                                    Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar.Istilah ini memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari opersi perusahaan.                                  Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai  chief information officer dengan mengikuti saran saran berikut:

§  Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

§  Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang.

§  Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

§  Jelaskan biaya-biaya  IS dalam istilah-istilah bisnis.

§  Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

§  Jangan bersifat defensif.

Mulai sekarang dalam buku ini, kita akan menggunakan istilah CIO saat menggambarkan manajer jasa informasi tingkat tertinggi. Kita mengasumsikan bahwa orang ini bertindak seperti yang dimaksudkan oleh konsep CIO.

Perencanaan Strategis
Pada Bab 1, telah dibahas lima fungsi manajemen Henry Fayol; perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan dan pengendalian. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dengan perencanaan sebagai dasar semua aktivitas selanjutnya.                                                       Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukkan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkatan ini tingkat perencanaan strategis.                                                                                                      Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Selama beberapa tahun terakhit, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada  sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan stretegis sumber daya informasi ( strategic planning for information resources) telah menjadi populer.

Transformasi Kumpulan Strategi

Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategis organisasi (organizational strategy set). Langkah kedua, yang terpisah, adalah rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan.Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategis SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi aadalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapain tujuan strategis perusahaan.Namun, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR.Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Isi dari Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akanmengembangkan suatu rencana stretegis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri. Namun , kita dapat mengidentifikasikan sejumlah topikutama yang harus tercakup. Intinya, rencana itu harus menjelaskan: (1) tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan (2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.                                                                                            

End-User Computing sebagai Masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut seta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka.

Pemakai Akhir Tingkat Menu (menu-level end-users) Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkt lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi(prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan perangkat lunak berbasis Windows dan Mac.

Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command level end-users) Sebagian pemakai akhir memilikikemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.Para pemakai akhir ini dapat mengguakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data. Contohnya, pemakai Microsoft Excel dapat menggunakan perintah-perintah khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan melalu penggunaan menu.


Pemakai Akhir  Tingkat Programmer (end-users programmers)  Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemograman seperti  BASIC atau C++, dan mereka dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

Personil Pendukung Fungsional (functional support personnel) Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi.Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

Jenis-Jenis Aplikasi Pemakai Akhir

Sejauh ini, EUC telah member dampak berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang bergam. Sebagin besar aplikasi and-user computing telah dibatasi pada:

§  Sistem pendukung keputusan keputusan (DSS) yang relatif mudah

§  Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan

            Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:

§  Aplikasi SIM dan SIA

§  DSS yang rumit

§  Sistem berbasis pengetahuan
           
            Selama keragaman dalam dampak EUC  berlanjut, yang memang seharusnya, akan selalu ada kebutuhan akan spesialis informasi.

Manfaat End-user Computing

EUC memberi manfaat bagi perusahaan dalam dua carautama: EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Menyeimbangkan Kemampuan dan Tantangan  Pemindahan beban kerja dan pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrsi pada sistem yang rumit dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-bidang tersebut.

Mengurangi Kesenjangan Komunikasi Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal adanya komputer.Pemakai memahami bidang permasalahan dengan lebih baik daripada teknologi komputer.Sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak menguasai bidang permasalahan.Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak dperlukan komunikasi.Demikian pula, ketika pemakai mengembangkan sebagian sistem mereka, kesenjangan ini berkurang.

Kedua manfaat ini menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.

Risiko End-User Computing

Manfaat EUC bukannya tanpa biaya.Ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan dihadapkan sejumlah resiko.

Sistem yang Buruk Sasarannya  Pemakai akhir mungkin menggunakan komputer untuk aplikasi seharusnya dilakukan dengan cara yang lain, misalnya secara manual.

Sistem yang Buruk Rancangan dan Dokumentasinya  Pemakai akhir, walau memliki pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sistem. Selain itu, karena ketergesaan dalam menjalankan sistem, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan rancangan mereka supaya sistem itu dapat terpelihara.
Penggunaan Sumber Daya Informasi yang tidak EfisienApabila tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat memilki perangkat keras yang berlebihan.

Hilangnya Integritas DataPemakai akhir mungkin kurang behati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tepat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.

Hilangnya KeamananDengan cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya.

Hilangnya PengendalianPara pemakai mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan merreka sendiri tanpa menyesuaikan pada encana yang memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.                        
Risiko-risiko di atas berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena adanya pengendalian terpusat.

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Topik-topik yang didiskusikan pada bab ini membentuk dasar untuk mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM, adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan

Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang.Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adas erangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi:

§  Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.  Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya dengan mengelola arus informasi.

§  Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fumgsional utama.Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan dan pemasaran.

§  Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.

§  Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis.Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

§  Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi.Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.

§  Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.


Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkordinasi. Alinea-alinea bernomor di bawah ini menjelaskan nomor-nomor pada model tersebut.

1.      Lingkungan perusahaan.  Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

2.      Eksekutif perusahaan.  CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perncanaan strategis.

3.      Bidang fungsional.  Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain.

4.      Sumber daya informasi.Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai.

5.      Pemakai.Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing.



Ikhtisar
Lingkungan perusahaan terdiri dari delapan elemen.Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah, dan masyarakat global.Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat.Sumber daya mengalir antar perusahaan dan elemen-elemen lingkungan.                                                                                                            Perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi marjin yang lebih bsar dari pesaingnya.Marjin tersebut adalahnilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya.Aktivitas yang menghasilkan nilai ada dua jenis-utama dan pendukung.Aktivitas utama menyampaikan produk dan jasa ke pelanggan, sementara aktivitas pendukung memungkinkan terlaksananya aktivitas langsung.Aktivitas nilai suatu perusahaan diintegrasikan untuk membentuk rantai nilai.Para manajer dapat men capai keunggulan kompetitif tambahan dengan mengaitkan rantai nilai mereka dengan rantai nilai pemasok, para anggota sluran distribusi dan pelanggan untuk membentuk sistem nilai.                                               Sumber daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, informasi, dan pemakai.Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO.Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif.Sumber daya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.                                                            Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih dipraktekkan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia.Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.Pendekatgis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.Pendekatan ini dinamakan perncanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR.Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasibagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan strategis.                                     Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sabagian dapat menggunakan bahas perintah, dan sebagian memiliki keahlian pemrograman.Sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada aarea pemakai.Meskipun semakin banyak sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir, sistem-sistem tersebut cenderung relatif sederhana, DSS dan sistem OA yang dimaksudkan untuk mendukung individu. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.                                                                           EUC akan terus ada; EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem buruk  sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilangnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen.                                                                                                                      Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resource management), atau IRM. IRM berkembang jika: (1) perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, (2) para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama, (3) para eksekutif menerim CIO dalam lingkungan elit mereka, (4) para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi ketika membuat perencanaan strategis, (5) terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal, dan (6) rencana tersebut membahas end-user computing.                  IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan IRM telah menandai tahun 1990-an dan menjadi tema yang mendasari buku ini.

ISTILAH-ISTILAH PENTING


Just-in-time(JIT)
perencanaan strategis
transformasikumpulan strategi (strategy set transformation)




KONSEP PENTING



§  Lingkungan perusahaan, terdiri dari delapan elemen yang terdapat dalam masyarakat
§  Bagaimana elemen-elemen lingkungan dihubungkan dengan perusahaan melalui arus sumber daya
§  Keunggulan kompetitif
§  Sumber daya informasi yang luas jangkauannya
§  Chief Information Officer (CIO)
§  Perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources-SPIR), perencanaan strategis sistem informasi (strategic planning for information systems-SPIS)
§  Tingkatan kemampuan pemakai
§  Manjemen sumber daya informasi (informations resources management-IRM)


Dikutip dari buku karya Raymond McLeod, Jr “Sistem Informasi Manajemen”






Jumat, 19 Oktober 2012

BAB 1 “Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer”

PENDAHULUAN
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh.  Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks,dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
     Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi.Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.


MANAJEMEN INFORMASI
   Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel mengelola usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya-barang dagangan, cash register,ruangan dan arus pelanggan. Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja,dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan,tetapi harus lebih mengandalkan informasi.Dapat dibayangkan dengan mudah direktur Wal-Mart atau Sony atau Nestle hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Jenis-Jenis Utama Sumber Daya

Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :
  • Manusia
  • Material
  • Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
  • Uang
  • Informasi(termasuk data)
   Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.
   Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud;mereka ada secara fisik dan dapat disentuh.Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya.Jenis sumber daya yang kelima, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data.Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.


Manajemen Sumber Daya

Sumber daya di peroleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunanya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjagannya agar berfungsi pada efisiensi puncak.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.  Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.  Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.

Perhatian pada Manajemen InformasiKompleksitas Kegiatan Bisnis Yang Meningkat
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya.


   Pengaruh Ekonomi Internasional Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

   Persaingan Dunia Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri.

  Kompleksitas Teknologi yang Meningkat Juga terdapat teknologi di belakang layar, yang tidak kita lihat misalnya robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penanganan dan penyimpanan barang dagangan.

  Batas Waktu yang semakin Singkat Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.

  Kendala-kendala Sosial Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa semuanya harus di pertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.

Kemampuan Komputer Semakin Baik
Dalam hal ukuran dan kecepatannya,komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an tampak seperti dinousaurus dari Jurasic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam ruangan besar dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan.
   Para pemakai sekarang, sebaliknya , sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau komputer mikro diruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam suatu jaringan.
   Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti hanya meja, telepon atau mesin photo copy.


SIAPAKAH PARA PEMAKAI ?
  Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan.  Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akutansi
  Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah.  Saat perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen.
   Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer ini meliputi:
  • Manajer
  • Non-manajer
  • Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan


Dimana Terdapat Para Manajer

Perlu disadari bahwa para manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan.
     Tingkat-tingkat Manajemen Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.
   Istilah eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkatan perencanaan strategis. Di beberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite eksekutif  yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan.
  Area Fungsional Disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat berbagai dalam area fungsional , di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan.

Apa Yang Dilakukan Para Manajer


Walaupun tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkat manajemen dan area fungsional, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dam memainkan peranan yang sama.

  Fungi-fungsi Manajemen Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, menyatakan manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
  Peran-peran Manajerial Dalam dua dasawarsa terakhir ini, gagasan peran-peran manajerial(managerial roles) telah menjadi popular. Henry Minzberg, professor pada McgGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh.
                                                   Peran-peran Manajerial Mintzberg

Interpersonal Roles Figurehead Manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti didampingi                              pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas. Leader Manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan. Liasion Manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer tersebut-rekan kerja dan lainnya di lingkungan-dengan tujuan menyelesaikan maslah-masalah bisnis.
Informational Roles Monitor Manajer secara tetap mencari informasi mengenai kerja unit. Disseminator Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya. Spokesperson Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit-pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
Peran Keputusan Entrepreneur Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit. Disturbance handler Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga. Resource Allocator Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya. Negotiator Manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.


Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar: komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasanya, manajer lain di tingkat yang sama, dan dengan orang-orang di luar perusahaan.
   Keahlian komunikasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail, dan terbitan berkala.
          
    Keahlian pemecahan masalah Kita mendefinisikan pemecah masalah(problem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan.
     Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
    Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan(decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Pengetahuan Manajemen

Istilah “mengerti” (literacy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Istilah yang satu adalah mengerti komputer(computer literacy) dan yang lain adalah mengerti informasi.(information literacy)


  Mengerti Komputer  Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut mengerti komputer(computer literacyPengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programmer), dan sebagainya.
  Mengerti Informasi (information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
MANAJER DAN SISTEM
 Apa Itu Sistem ?

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.  Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini.  Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.



Elemen-elemen Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka(open - loop system).
  Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system). Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup(closed system).


Apa itu subsistem?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Contohnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi.

Apa itu supersistem?

Supersistem jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar yaitu pemerintahan provinsi.

Sistem Bisnis

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem Fisik dan Sistem Konseptual


Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.Suatu sistem konseptual, sebaliknya, adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual-informasi dan data-untuk mewakili suatu sistem fisik.Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.


Pentingnya Suatu Pandangan Sistem


Suatu pandang sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas.  Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer.  Pandangan sistem ini:
  1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
  2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
  3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
  4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
  5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
Evaluasi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.
  Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau EDP. Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi – SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

Fokus Baru pada Informasi


Pada tahun 1964, diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM, dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan


Sistem pendukung keputusan (decision support systems) atau DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

Fokus Sekarang pada Komunikasi


Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi computer yang lain: otomatisasi kantor (office automation) atau OA. OA mempermudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerjakantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial pada Konsultasi


Kecerdasan buatan (artificial intelligence) atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa computer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES, ialah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area.


Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan.  Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.  Porsi komputer dalam mengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer SIA, SIM, DSS, OA, dan ES.  Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.


Organisasi Jasa informasi

Para Spesialis Informasi
Ada lima golongan utama spesialis informasi :


Analis sistem (system analistadalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Pengelola database (database administrator) Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.
Spesialis jaringan (network specialist) bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai bentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya computer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk strotage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

Kecenderungan menuju End-User Computing
End user sinonim dengan pemakai; ia menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

Apa yang Mendorong End-user Computing?
End-User Computing berkembang karena empat pengaruh :

  • Meningkatnya pengetahuan tentang computer
  • Antrian jasa informasi
  • Perangkat keras yang murah
  • Perangkat lunak jadi



Menjustifikasi CBIS

Walaupun komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik mencapai peningkatan evisiensi atau pengurangan investasi.
    Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup labir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati.  Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (sistem life cycle –SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut:
  • Perencanaan
  • Analisis
  • Rancangan
  • Penerapan
  • Penggunaan
Mengelola CBIS
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur pada spesialis informasi yang terlibat.  Setelah penerapan, menejer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
   Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem.


Konsep-Konsep Penting

Sumber daya fisik dan konseptual
Informasi sebagai sumber daya yang perlu dikelola
Bagaimana manajer dapat dipisahkan berdasarkan tingkat-tingkat organisasional dan area-area fungsional
Bagaimana pekerjaan manajemen dapat dikelompokan menurut fungsi dan perannya
Orientasi sistem
Sistem sebagai gabungan elemen-elemen yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan yang menyeluruh
Bagaimana suatu sistem dapat mengendalikan operasinya sendiri
Bagaimana suatu sistem dihubungkan dengan lingkungan melalui arus sumber daya
Tingkat-tingkat sistem
Bagaimana suatu sistem konseptual dapat menggambarkan suatu sistem fisik
Sistem informasi berbasis komputer sebagai gabungan lima subsistem, yang masing-masing mamiliki karakteristik yang unik
Siklus kehidupan sistem 
Dikutip dari buku karya Raymond McLeod, Jr “Sistem Informasi Manajemen”