Pendahuluan
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan.Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual.Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya, termasuk informasi.
Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak ,data , para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan tujuan-tujuan terebut akan dicapai.
Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara stategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi(information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaituchief information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
Dari semua inovasi terbaru dalam pengguna komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing. Ketika manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumber daya tersebut secara strategis,dan menindaklanjuti guna menyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan , aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM, SPIR dan end-user computing.Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan.Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual.Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya, termasuk informasi.
Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak ,data , para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan tujuan-tujuan terebut akan dicapai.
Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara stategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi(information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaituchief information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
Dari semua inovasi terbaru dalam pengguna komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing. Ketika manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumber daya tersebut secara strategis,dan menindaklanjuti guna menyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan , aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM, SPIR dan end-user computing.Dengan demikian, IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
Perusahaan dalam Lingkungannya
Pada Bab 1 , kita telah melihat bahwa perusahaan adalah suatu sistem fisik, yang dikelola dengan menggunakan suatu sitem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan- tujuannya tercapai.
Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan.Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Pada Bab 1 , kita telah melihat bahwa perusahaan adalah suatu sistem fisik, yang dikelola dengan menggunakan suatu sitem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan- tujuannya tercapai.
Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan.Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Delapan Elemen Lingkungan
Lingkungan suatu perusahaaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.
Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang danjasa.Barang dan jasa ini dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.Serikatpekerjaadalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenga kerja tidak terampil.Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasar.Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya
Lingkungan suatu perusahaaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat.
Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang danjasa.Barang dan jasa ini dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.Serikatpekerjaadalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenga kerja tidak terampil.Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasar.Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya
Arus Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan
dihubungkan dengan elemen elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Pada
Bab 1 telah disebutkan bahwa sumber daya tersebut mencakup orang, material, mesin,
uang, dan informasi .Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen,
melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen-elemen tersebut.Semua sumber daya dari lingkungan yang
memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.
Keunggulan Kompetitif
Istilah berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keungulan kompetititf ( competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah., menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasaar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitifmengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar.Idenya adalah perusahaan tidak seharusnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul-data dan informasi-dapatdigunakan sama baiknya.Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
Istilah berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keungulan kompetititf ( competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah., menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasaar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitifmengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar.Idenya adalah perusahaan tidak seharusnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul-data dan informasi-dapatdigunakan sama baiknya.Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
Rantai Nilai Porter
Profesor
Michael E.Porter dari Harvard adalah orang yang paling sering diidentifikasi
dengan topik keunggulan kompetitif. Pusat
dari teori Porter adalah konsep marjin.Marjin
adalah nilai produk dan jasa perusahaan, seperti yang diyakini oleh pelanggan
perusahaan itu, dikurangi biayanya.Perusahaan menciptakan nilai dengan
melaksanakan aktivitas, yang diliput Porter dengan aktivitas nilai(value
activities). Aktivitas nilaiterbagi menjadi dua kategori besar-utama dan
pendukung.Aktivitas nilai utama (primary
value activities) adalah aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan
penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daaripadayang dilakukan
pesaing.Aktivitas nilai pendukung (support value aktivities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan
aktivitas utama berlangsung. Aktivitas
nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa penghubung untuk
membentuk rantai nilai (value chain).
Sistem Nilai
Sepuluh
atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin sudah cukup bagi manajemen untuk
berkonsentrasi menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun sekarang manajemen
menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai
perusahaan dangan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapa
perusahaan disebut sistem nilai (value system). Sebuah
perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dan
menerapkan sistem yang membuat daya input tersedia dibutuhkan. Contohnya adalah
persetujuan just-in-time (JIT) dengan satu pemasok untuk
mengirimkan bahan baku sehingga tiba hanya beberapa jam sebelum bahan tersebut
digunakan dalam proses produksi, yang meminimalkan biaya penyimpanan.
Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainnya dengan nilai para anggota
saluran distribusinya.
Apa Sajakah Sumber Daya Informasi
itu?
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggguna manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa Anda dapatmengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi.Dengan kata lain , daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi ( information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem.Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.
Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggguna manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan merupakan pendekatan positif untuk penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa Anda dapatmengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi.Dengan kata lain , daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi ( information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem.Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.
Jenis-Jenis Sumber Daya Informasi
Karena
itu, sumber daya informasi terdiri dari:
§
Perangkat
keras komputer
§
Perangkat
lunak komputer
§
Spesialis
informasi
§
Pemakai
§
Fasilitas
§
Database
§
Informasi
Ketika
para manajer perusahaan memutuskan untuk mengunakan informasi untuk mencapai
keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai
sumber daya informasi.
Siapa
yang Mengelola Sumber Daya Informasi?
Seperti kita lihat pada Bab 1, sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan infomasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para sesialis infomasi.Praktek yang umum terjadi sekarang adala membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.
Seperti kita lihat pada Bab 1, sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan infomasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para sesialis infomasi.Praktek yang umum terjadi sekarang adala membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting perusahaan.
Chief
Information Officer
Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis;
setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memilki pengaruh paling kuat
dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua
dewan direksi.Istilah seperti CFO, yaitu chief
finansial officer, dan COO, yaitu chief
operating officer, juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istilah
yang serupa untuk manajer jasa informasi. Itilah itu adalah CIO, yaitu chief information officer. Istilah CIO
memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar.Istilah ini memiliki
pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi
tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer
(CIO), adalah manajer jasa informasi
yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah
yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain
dari opersi perusahaan. Seorang
manajer jasa informasi dapat berperan sebagai
chief information officer dengan
mengikuti saran saran berikut:
§
Sediakan
waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya
teknologinya.
§
Membangun
kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga
diundang.
§
Fokuskan
pada perbaikan proses dasar bisnis.
§
Jelaskan
biaya-biaya IS dalam istilah-istilah
bisnis.
§
Bangun
kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
§
Jangan
bersifat defensif.
Mulai
sekarang dalam buku ini, kita akan menggunakan istilah CIO saat menggambarkan
manajer jasa informasi tingkat tertinggi. Kita mengasumsikan bahwa orang ini
bertindak seperti yang dimaksudkan oleh konsep CIO.
Perencanaan
Strategis
Pada Bab 1, telah dibahas lima fungsi manajemen Henry Fayol; perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan dan pengendalian. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dengan perencanaan sebagai dasar semua aktivitas selanjutnya. Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukkan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkatan ini tingkat perencanaan strategis. Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis.
Pada Bab 1, telah dibahas lima fungsi manajemen Henry Fayol; perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan dan pengendalian. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dengan perencanaan sebagai dasar semua aktivitas selanjutnya. Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukkan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkatan ini tingkat perencanaan strategis. Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis.
Perencanaan
Strategis Sumber Daya Informasi
Selama beberapa tahun terakhit, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan stretegis sumber daya informasi ( strategic planning for information resources) telah menjadi populer.
Selama beberapa tahun terakhit, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan stretegis sumber daya informasi ( strategic planning for information resources) telah menjadi populer.
Transformasi
Kumpulan Strategi
Ketika jasa informasi mulai
mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan
rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan
dengan kumpulan strategis organisasi
(organizational strategy set).
Langkah kedua, yang terpisah, adalah rencana jasa informasi yang dibuat untuk
mendukung tujuan perusahaan.Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategis SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari
sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan
strategi aadalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki
sumber daya untuk menjamin tercapain tujuan strategis perusahaan.Namun,
pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat
berhasil.
Pendekatan
SPIR
Solusi untuk masalah tidak
memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan
strategis sumber daya informasi (strategic
planning for information resources), atau SPIR.Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk
jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.
Isi
dari Rencana Strategis Sumber Daya Informasi
Tiap perusahaan akanmengembangkan
suatu rencana stretegis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri.
Namun , kita dapat mengidentifikasikan sejumlah topikutama yang harus tercakup.
Intinya, rencana itu harus menjelaskan: (1) tujuan-tujuan yang akan dicapai
oleh tiap subsistem CBIS selama periode tercakup dalam jangka waktu
perencanaan, dan (2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan tersebut.
End-User
Computing sebagai Masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut seta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka.
Tidak semua orang yang ikut seta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka.
Pemakai
Akhir Tingkat Menu
(menu-level end-users) Sebagian
pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkt lunak mereka sendiri, tetapi
dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi(prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang
ditampilkan perangkat lunak berbasis Windows dan Mac.
Pemakai
Akhir Tingkat Perintah
(command level end-users) Sebagian
pemakai akhir memilikikemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih
dari sekedar memilih menu.Para pemakai akhir ini dapat mengguakan bahasa perintah
dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada
data. Contohnya, pemakai Microsoft Excel dapat menggunakan perintah-perintah
khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan melalu penggunaan
menu.
Pemakai
Akhir Tingkat Programmer (end-users programmers) Sebagian
pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemograman seperti BASIC atau C++, dan mereka dapat
mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
Personil
Pendukung Fungsional
(functional support personnel) Di sejumlah
perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional,
bukannya unit jasa informasi.Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis
informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai
tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Jenis-Jenis Aplikasi Pemakai Akhir
Jenis-Jenis Aplikasi Pemakai Akhir
Sejauh ini, EUC telah member
dampak berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang bergam. Sebagin besar
aplikasi and-user computing telah dibatasi pada:
§
Sistem
pendukung keputusan keputusan (DSS) yang relatif mudah
§
Aplikasi
kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Selebihnya
adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai
dalam mengembangkan:
§
Aplikasi
SIM dan SIA
§
DSS
yang rumit
§
Sistem
berbasis pengetahuan
Selama
keragaman dalam dampak EUC berlanjut,
yang memang seharusnya, akan selalu ada kebutuhan akan spesialis informasi.
Manfaat
End-user Computing
EUC memberi manfaat bagi
perusahaan dalam dua carautama: EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan
tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan
komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
Menyeimbangkan
Kemampuan dan Tantangan Pemindahan beban kerja dan pengembangan sistem
ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrsi pada sistem yang
rumit dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada
area-bidang tersebut.
Mengurangi
Kesenjangan Komunikasi
Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah
mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal adanya komputer.Pemakai memahami
bidang permasalahan dengan lebih baik daripada teknologi komputer.Sebaliknya,
spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak menguasai bidang
permasalahan.Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak
ada kesenjangan komunikasi karena tidak dperlukan komunikasi.Demikian pula,
ketika pemakai mengembangkan sebagian sistem mereka, kesenjangan ini berkurang.
Kedua
manfaat ini menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik dibandingkan jika
spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.
Risiko
End-User Computing
Manfaat EUC bukannya tanpa
biaya.Ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan
dihadapkan sejumlah resiko.
Sistem
yang Buruk Sasarannya Pemakai akhir mungkin menggunakan
komputer untuk aplikasi seharusnya dilakukan dengan cara yang lain, misalnya
secara manual.
Sistem
yang Buruk Rancangan dan Dokumentasinya Pemakai akhir, walau memliki
pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi
profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sistem. Selain itu,
karena ketergesaan dalam menjalankan sistem, pemakai akhir cenderung mengabaikan
perlunya mendokumentasikan rancangan mereka supaya sistem itu dapat
terpelihara.
Penggunaan
Sumber Daya Informasi yang tidak EfisienApabila tidak ada pengendalian terpusat atas
perolehan perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dapat
memilki perangkat keras yang berlebihan.
Hilangnya
Integritas DataPemakai
akhir mungkin kurang behati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain
mungkin menggunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tepat.
Hasilnya adalah output yang
terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.
Hilangnya
KeamananDengan
cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat
lunaknya.
Hilangnya
PengendalianPara
pemakai mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan merreka sendiri tanpa
menyesuaikan pada encana yang memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.
Risiko-risiko
di atas berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena adanya
pengendalian terpusat.
Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Topik-topik yang didiskusikan
pada bab ini membentuk dasar untuk mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM, adalah aktivitas yang dijalankan
oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan
mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen
IRM yang Diperlukan
Meskipun seorang pemakai individu
dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah
mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang.Agar perusahaan
sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adas erangkaian kondisi tertentu.
Kondisi-kondisi tersebut meliputi:
§
Kesadaran bahwa keunggulan
kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para
eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis
memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya dengan
mengelola arus informasi.
§ Kesadaran
bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fumgsional utama.Struktur organisasi mencerminkan
bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya,
seperti keuangan dan pemasaran.
§
Kesadaran bahwa CIO adalah
eksekutif puncak.CIO
memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi
seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini
paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
§
Perhatian pada sumber daya
informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis.Ketika para eksekutif terlibat
dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya
informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
§
Rencana strategis formal untuk
sumber daya informasi.Terdapat
rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber
daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
§
Strategi untuk mendorong dan
mengelola end-user computing.Rencana
strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi
tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas
sumber daya tersebut.
Model
IRM
Kondisi-kondisi IRM yang
diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkordinasi.
Alinea-alinea bernomor di bawah ini menjelaskan nomor-nomor pada model
tersebut.
1.
Lingkungan perusahaan. Delapan
elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan
kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya
sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam
pasar yang kompetitif.
2.
Eksekutif perusahaan. CIO
disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai
tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perncanaan strategis.
3.
Bidang fungsional. Jasa
informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang
bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana
strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana
strategis sumber daya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama
dengan bidang fungsional lain.
4.
Sumber daya informasi.Rencana strategis sumber daya
informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan
dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan
sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai.
5.
Pemakai.Data dan informasi mengalir
antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta
dalam end-user computing.
Ikhtisar
Lingkungan perusahaan terdiri
dari delapan elemen.Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau
perseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja,
masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah, dan
masyarakat global.Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang
disebut masyarakat.Sumber daya mengalir antar perusahaan dan elemen-elemen
lingkungan. Perusahaan
dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi marjin yang lebih bsar
dari pesaingnya.Marjin tersebut adalahnilai lebih produk atau jasa dibandingkan
biayanya.Aktivitas yang menghasilkan nilai ada dua jenis-utama dan
pendukung.Aktivitas utama menyampaikan produk dan jasa ke pelanggan, sementara
aktivitas pendukung memungkinkan terlaksananya aktivitas langsung.Aktivitas nilai
suatu perusahaan diintegrasikan untuk membentuk rantai nilai.Para manajer dapat
men capai keunggulan kompetitif tambahan dengan mengaitkan rantai nilai mereka
dengan rantai nilai pemasok, para anggota sluran distribusi dan pelanggan untuk
membentuk sistem nilai. Sumber
daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi,
informasi, dan pemakai.Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi
dikelola oleh CIO.Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang
eksekutif.Sumber daya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola
oleh para manajer area pemakai. Semua
manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis
jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa
informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih
dipraktekkan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan
tersedia.Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana
strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.Pendekatgis
untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.Pendekatan ini dinamakan
perncanaan strategis sumber daya informasi (strategic
planning for information resources), atau SPIR.Hasil dari SPIR adalah
rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasibagi tiap
subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan
strategis. Tugas SPIR menjadi
semakin rumit karena meningkatnya end-user
computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang
sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sabagian dapat menggunakan bahas
perintah, dan sebagian memiliki keahlian pemrograman.Sebagian lagi adalah
spesialis informasi yang ditempatkan pada aarea pemakai.Meskipun semakin banyak
sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir,
sistem-sistem tersebut cenderung relatif sederhana, DSS dan sistem OA yang
dimaksudkan untuk mendukung individu. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan
secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi. EUC
akan terus ada; EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban
kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan
informasi. Risiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem buruk sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan
dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang
tidak efisien, hilangnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko
ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen. Gagasan
bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah
suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resource management), atau
IRM. IRM berkembang jika: (1) perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk
mencapai keunggulan kompetitif, (2) para eksekutif menyadari jasa informasi
sebagai suatu bidang fungsional utama, (3) para eksekutif menerim CIO dalam
lingkungan elit mereka, (4) para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi
ketika membuat perencanaan strategis, (5) terdapat suatu rencana strategis
sumber daya informasi yang formal, dan (6) rencana tersebut membahas end-user
computing. IRM adalah
suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkatan manajemen,
bidang-bidang fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan
IRM telah menandai tahun 1990-an dan menjadi tema yang mendasari buku ini.
ISTILAH-ISTILAH
PENTING
Just-in-time(JIT)
perencanaan strategis
transformasikumpulan strategi (strategy set transformation)
KONSEP PENTING
§
Lingkungan
perusahaan, terdiri dari delapan elemen yang terdapat dalam masyarakat
§
Bagaimana
elemen-elemen lingkungan dihubungkan dengan perusahaan melalui arus sumber daya
§
Keunggulan
kompetitif
§
Sumber
daya informasi yang luas jangkauannya
§
Chief Information Officer (CIO)
§
Perencanaan
strategis sumber daya informasi (strategic
planning for information resources-SPIR),
perencanaan strategis sistem informasi (strategic
planning for information systems-SPIS)
§
Tingkatan
kemampuan pemakai
§
Manjemen
sumber daya informasi (informations
resources management-IRM)
Dikutip dari buku karya Raymond McLeod, Jr “Sistem Informasi Manajemen”