Rabu, 04 Desember 2013

Tugas Softskill Minggu Keempat

Deskripsi Proses Bisnis Beserta Flowchart Dalam Siklus Pembelian Kredit
A.Pendahuluan
Definisi Pembelian kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan. (Menurut Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Definisi Siklus Pembelian
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi. (Menurut Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Definisi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah suatu sistem pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik. (Menurut Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Pembelian pada dasarnya dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :
1. Pembeliaan secara kredit
2. Pembelian secara tunai
Disini saya hanya menjelaskan satu saja yaitu Pembelian secara Kredit. Sedangkan Pembelian secara tunai dijelaskan lain waktu.

B.Pembahasan
Berikut penjelasan tugas masing-masing bagian dalam perusahaan :

Bagian supplier :
1. Membuat surat permintaan barang
2. Menyiapkan daftar harga barang
3. Menerima dan menyetujui surat penawaran harga
4. Menerima surat order pembelian barang
5. Menyiapkan nota dan barang yang dipesan
6. Menerima pembayaran dari customer pada saat jatuh tempo

Bagian Pembelian :
1. Menerima daftar persediaan barang dari bagian gudang
2. Membuat surat permintaan harga
3. Memilih barang yang akan dibeli
4. Membuat surat pemesanan barang dan surat permintaan kredit
5. Menerima barang dan melakukan pengecekan
6. Mengirim barang ke gudang
7. Melakukan pembayaran

Bagian Gudang :
1. Membuat daftar persediaan barang
2. Menerima barang yang dipesan
3. Menyimpan barang

Bagian Keuangan :
1. Mengecek daftar barang yang dibeli
2. Membuat surat permintaan penawaran harga
3. Membuat surat permohonan kredit
4. Membuatlaporan pembelian barang
5. Melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo
6. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada pemimpin

Bagian Pimpinan :
1. Menerima laporan pertanggungjawaban pembelian barang
2. Melakukan pengecekan barang
 Berikut merupakan Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier :


Berikut merupakan penjelasan dari flowchart pembelian kredit berdasarkan penawaran supplier :
Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bagian pembelian. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang dan faktur ke bagian gudang. Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta dengan faktur. Bagian keuangan membuat laporan pembelian kredit rangkap 2 berdasarkan SOP,faktur dan laporan penerimaan barang. Laporan pembelian kredit lembar pertama akan disimpan sebagai arsip dan laporan keuangan kedua akan dikirmkan ke pemimpin.
Berikut merupakan Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan : 


Berikut merupakan penjelasan dari flowchart pembelian kredit berdasarkan inisiatif perusahaan :
Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2  disimpan sebagai arsip. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

C.Kesimpulan
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.

D.Referensi
Jogiyanto. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Konsep Dasar Dan Komponen. BPFE. Yogyakarta.
Mulyadi. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta.