Deskripsi Proses Bisnis Beserta Flowchart Dalam Siklus
Pembelian Kredit
A.Pendahuluan
Definisi Pembelian kredit
Pembelian kredit
adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya
dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian
kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi
terhadap pembelian yang dilakukan. (Menurut
Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Definisi Siklus Pembelian
Siklus pembelian
adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun
kredit dalam suatu organisasi.
(Menurut Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian adalah
suatu sistem pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan
barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi
/ perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan
suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik. (Menurut
Mulyadi,Sistem Akuntansi).
Pembelian pada dasarnya dibagi menjadi 2
jenis, yaitu :
1. Pembeliaan secara kredit
2. Pembelian secara tunai
1. Pembeliaan secara kredit
2. Pembelian secara tunai
Disini saya hanya
menjelaskan satu saja yaitu Pembelian secara Kredit. Sedangkan Pembelian secara
tunai dijelaskan lain waktu.
B.Pembahasan
Berikut penjelasan tugas masing-masing
bagian dalam perusahaan :
Bagian supplier :
1. Membuat surat permintaan barang
2. Menyiapkan daftar harga barang
3. Menerima dan menyetujui surat penawaran harga
4. Menerima surat order pembelian barang
5. Menyiapkan nota dan barang yang dipesan
6. Menerima pembayaran dari customer pada saat jatuh tempo
Bagian Pembelian :
1. Menerima daftar persediaan barang dari bagian gudang
2. Membuat surat permintaan harga
3. Memilih barang yang akan dibeli
4. Membuat surat pemesanan barang dan surat permintaan kredit
5. Menerima barang dan melakukan pengecekan
6. Mengirim barang ke gudang
7. Melakukan pembayaran
Bagian Gudang :
1. Membuat daftar persediaan barang
2. Menerima barang yang dipesan
3. Menyimpan barang
Bagian Keuangan :
1. Mengecek daftar barang yang dibeli
2. Membuat surat permintaan penawaran harga
3. Membuat surat permohonan kredit
4. Membuatlaporan pembelian barang
5. Melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo
6. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada pemimpin
Bagian Pimpinan :
1. Menerima laporan pertanggungjawaban pembelian barang
2. Melakukan pengecekan barang
Bagian supplier :
1. Membuat surat permintaan barang
2. Menyiapkan daftar harga barang
3. Menerima dan menyetujui surat penawaran harga
4. Menerima surat order pembelian barang
5. Menyiapkan nota dan barang yang dipesan
6. Menerima pembayaran dari customer pada saat jatuh tempo
Bagian Pembelian :
1. Menerima daftar persediaan barang dari bagian gudang
2. Membuat surat permintaan harga
3. Memilih barang yang akan dibeli
4. Membuat surat pemesanan barang dan surat permintaan kredit
5. Menerima barang dan melakukan pengecekan
6. Mengirim barang ke gudang
7. Melakukan pembayaran
Bagian Gudang :
1. Membuat daftar persediaan barang
2. Menerima barang yang dipesan
3. Menyimpan barang
Bagian Keuangan :
1. Mengecek daftar barang yang dibeli
2. Membuat surat permintaan penawaran harga
3. Membuat surat permohonan kredit
4. Membuatlaporan pembelian barang
5. Melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo
6. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada pemimpin
Bagian Pimpinan :
1. Menerima laporan pertanggungjawaban pembelian barang
2. Melakukan pengecekan barang
Berikut
merupakan Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier :
Berikut
merupakan penjelasan dari flowchart pembelian
kredit berdasarkan penawaran supplier :
Bagian supplier
mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bagian pembelian. Bagian pembelian
menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke
bagian gudang. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu
membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian. Bagian
pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan
atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka
bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke
pemimpin. Pemimpin setelah
menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP
yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian. Bagian
pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order
Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar
kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke
bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip. Supplier
menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu
mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian. Bagian
pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan
barang dan faktur ke bagian gudang. Bagian gudang menerima barang dari
bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2
berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai
arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta dengan
faktur. Bagian keuangan membuat laporan pembelian kredit rangkap 2
berdasarkan SOP,faktur dan laporan penerimaan barang. Laporan pembelian kredit
lembar pertama akan disimpan sebagai arsip dan laporan keuangan kedua akan
dikirmkan ke pemimpin.
Berikut
merupakan Flowchart Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :
Berikut merupakan
penjelasan dari flowchart pembelian
kredit berdasarkan inisiatif perusahaan :
Bagian Gudang
yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian)
rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh
Bagian Gudang sebagai arsip. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari
Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. SPPH tersebut
dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut
dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian
membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat
persetujuan. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah
disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke
transaksi awal. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian
membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada
Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian
Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. Supplier menerima SOP
lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2.
Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar
ke-2 disimpan sebagai arsip. Bagian Pembelian menerima faktur
beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke
Bagian Gudang. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk
berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap
3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim
ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. Bagian Keuangan
menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian
Gudang. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta
LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap
2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai
arsip.
C.Kesimpulan
Dalam pembelian
kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi
terhadap pembelian yang dilakukan.
D.Referensi
Jogiyanto.
2000. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis
Komputer, Konsep Dasar Dan
Komponen. BPFE. Yogyakarta.
Mulyadi.
2000. Sistem Informasi Akuntansi.
Edisi Ketiga. Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta.