BAB 1 “Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer”

PENDAHULUAN

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh.  Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks,dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

     Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi.Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.

MANAJEMEN INFORMASI
   Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel mengelola usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya-barang dagangan, cash register,ruangan dan arus pelanggan. Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja,dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan,tetapi harus lebih mengandalkan informasi.Dapat dibayangkan dengan mudah direktur Wal-Mart atau Sony atau Nestle hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Jenis-Jenis Utama Sumber Daya

Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :

• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang
• Informasi(termasuk data)

   Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.

   Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud;mereka ada secara fisik dan dapat disentuh.Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya.Jenis sumber daya yang kelima, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data.Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen Sumber Daya

Sumber daya di peroleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunanya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjagannya agar berfungsi pada efisiensi puncak.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.  Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.  Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.

Perhatian pada Manajemen InformasiKompleksitas Kegiatan Bisnis Yang Meningkat
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya.

   Pengaruh Ekonomi Internasional Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

   Persaingan Dunia Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri.

  Kompleksitas Teknologi yang Meningkat Juga terdapat teknologi di belakang layar, yang tidak kita lihat misalnya robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penanganan dan penyimpanan barang dagangan.

  Batas Waktu yang semakin Singkat Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.

  Kendala-kendala Sosial Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa semuanya harus di pertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.

Kemampuan Komputer Semakin Baik
Dalam hal ukuran dan kecepatannya,komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an tampak seperti dinousaurus dari Jurasic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam ruangan besar dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan.
   Para pemakai sekarang, sebaliknya , sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau komputer mikro diruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam suatu jaringan.
   Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti hanya meja, telepon atau mesin photo copy.

SIAPAKAH PARA PEMAKAI ?
  Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan.  Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akutansi
  Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah.  Saat perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen.
   Kita mengetahui bahwa para pemakai komputer ini meliputi:

• Manajer
• Non-manajer
• Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana Terdapat Para Manajer

Perlu disadari bahwa para manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan.

     Tingkat-tingkat Manajemen Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.
   Istilah eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkatan perencanaan strategis. Di beberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite eksekutif  yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan.
  Area Fungsional Disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat berbagai dalam area fungsional , di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan.

Apa Yang Dilakukan Para Manajer


Walaupun tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkat manajemen dan area fungsional, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dam memainkan peranan yang sama.

  Fungi-fungsi Manajemen Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, menyatakan manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, mereka mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
  Peran-peran Manajerial Dalam dua dasawarsa terakhir ini, gagasan peran-peran manajerial(managerial roles) telah menjadi popular. Henry Minzberg, professor pada McgGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh.
                                                   Peran-peran Manajerial Mintzberg

Interpersonal Roles Figurehead Manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti didampingi                              pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas. Leader Manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan. Liasion Manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer tersebut-rekan kerja dan lainnya di lingkungan-dengan tujuan menyelesaikan maslah-masalah bisnis.
Informational Roles Monitor Manajer secara tetap mencari informasi mengenai kerja unit. Disseminator Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya. Spokesperson Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit-pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
Peran Keputusan Entrepreneur Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit. Disturbance handler Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga. Resource Allocator Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya. Negotiator Manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.

Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar: komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasanya, manajer lain di tingkat yang sama, dan dengan orang-orang di luar perusahaan.
   Keahlian komunikasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail, dan terbitan berkala.
          
    Keahlian pemecahan masalah Kita mendefinisikan pemecah masalah(problem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan.
     Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
    Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan(decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Pengetahuan Manajemen

Istilah “mengerti” (literacy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Istilah yang satu adalah mengerti komputer(computer literacy) dan yang lain adalah mengerti informasi.(information literacy)

  Mengerti Komputer  Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut mengerti komputer(computer literacy) Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programmer), dan sebagainya.

  Mengerti Informasi (information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
MANAJER DAN SISTEM
 Apa Itu Sistem ?

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.  Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini.  Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Elemen-elemen Sistem :

Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka(open - loop system).
  Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup. 

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system). Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup(closed system).

Apa itu subsistem?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Contohnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi.

Apa itu supersistem?

Supersistem jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar yaitu pemerintahan provinsi.

Sistem Bisnis

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.Suatu sistem konseptual, sebaliknya, adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual-informasi dan data-untuk mewakili suatu sistem fisik.Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.


Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

Suatu pandang sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas.  Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer.  Pandangan sistem ini:

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Evaluasi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.
  Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau EDP. Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi – SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

Fokus Baru pada Informasi

Pada tahun 1964, diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM, dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan (decision support systems) atau DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi computer yang lain: otomatisasi kantor (office automation) atau OA. OA mempermudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerjakantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Kecerdasan buatan (artificial intelligence) atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa computer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES, ialah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area.


Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan.  Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.  Porsi komputer dalam mengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer SIA, SIM, DSS, OA, dan ES.  Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.


Organisasi Jasa informasi
Para Spesialis Informasi
Ada lima golongan utama spesialis informasi :

Analis sistem (system analist) adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database (database administrator) Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.

Spesialis jaringan (network specialist) bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai bentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya computer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk strotage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

Kecenderungan menuju End-User Computing
End user sinonim dengan pemakai; ia menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

Apa yang Mendorong End-user Computing?
End-User Computing berkembang karena empat pengaruh :

• Meningkatnya pengetahuan tentang computer
• Antrian jasa informasi
• Perangkat keras yang murah
• Perangkat lunak jadi

Menjustifikasi CBIS
Walaupun komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik mencapai peningkatan evisiensi atau pengurangan investasi.
    Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.

Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup labir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati.  Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (sistem life cycle –SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut:

• Perencanaan
• Analisis
• Rancangan
• Penerapan
• Penggunaan

Mengelola CBIS
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur pada spesialis informasi yang terlibat.  Setelah penerapan, menejer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
   Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem.


Konsep-Konsep Penting
Sumber daya fisik dan konseptual
Informasi sebagai sumber daya yang perlu dikelola
Bagaimana manajer dapat dipisahkan berdasarkan tingkat-tingkat organisasional dan area-area fungsional
Bagaimana pekerjaan manajemen dapat dikelompokan menurut fungsi dan perannya
Orientasi sistem
Sistem sebagai gabungan elemen-elemen yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan yang menyeluruh
Bagaimana suatu sistem dapat mengendalikan operasinya sendiri
Bagaimana suatu sistem dihubungkan dengan lingkungan melalui arus sumber daya
Tingkat-tingkat sistem
Bagaimana suatu sistem konseptual dapat menggambarkan suatu sistem fisik
Sistem informasi berbasis komputer sebagai gabungan lima subsistem, yang masing-masing mamiliki karakteristik yang unik
Siklus kehidupan sistem 

Dikutip dari buku karya Raymond McLeod, Jr “Sistem Informasi Manajemen”